Digitalisation des notes de frais : dites adieu à ce casse-tête

L’évolution digitale semble imprégner tous les métiers et la comptabilité n’échappe pas à la règle. Désormais plus réticente à l’idée de valider les notes de frais avec des tableaux Excel et des justificatifs papiers, certaines entreprises s’éloignent donc des méthodes traditionnelles qu’elles jugent fastidieuses, compliquées.

Qu’est-ce que la digitalisation des notes de frais ?

Lorsque l’on parle de dématérialisation des notes de frais, le premier avantage qui vient à l’esprit est l’optimisation du temps, tant à la création qu’au traitement. En effet, la création d’une note de frais papier peut prendre 20 à 30 minutes par employé, selon la taille de l’entreprise. En plus, le coût de traitement d’une note de frais est de 53 € * (*Etude : HRS et la GBTA chiffrent le coût des notes de frais).
Vous pouvez donc facilement imaginer combien votre entreprise dépensera à la fin du mois si plusieurs de vos employés font régulièrement des demandes de remboursement de frais professionnels. Il est ainsi plus que logique que tout un chacun aspire à une simplification, mais aussi et surtout à une sécurisation du processus des notes de frais. En ce sens, la dématérialisation des notes de frais apparaît comme une réponse idéale aux besoins et attentes des entreprises.

La mise en place d’un processus de dématérialisation des notes de frais nécessite l’intégration d’un logiciel de traitement capable de dématérialiser, traiter et vérifier les pièces justificatives des notes de frais. Cependant, pour être conforme, la dématérialisation d’une note de frais doit répondre à des critères strictement définis qui fixent les conditions de validité de la dématérialisation des pièces justificatives d’une note de frais.

Quels sont les grands enjeux de la digitalisation des notes de frais ?

Dans une entreprise, les salariés sont amenés à se déplacer. Cela générera naturellement des notes de frais. Billets de train, kilométrage de véhicule, restaurant ou encore hôtel. La gestion des dépenses en elle-même est coûteuse car tout le monde dans l’entreprise est impliqué dans sa gestion. Le personnel remplit la note de frais et envoie le tout au service comptable. Ce dernier vérifie les pièces justificatives et vérifie au passage la conformité avec les règles de remboursement des frais en place. Si elles sont réalisées à la main, ces opérations sont fastidieuses, peuvent s’avérer très longues et le risque d’erreurs est importants.

Améliorer la gestion des notes de frais

La dématérialisation simplifie la génération des notes de frais et surtout la validation et le traitement des notes. Vous pouvez configurer des workflows pour la révision et l’approbation des documents.

Analyser les dépenses effectuées dans le cadre des notes de frais

La plupart des logiciels de dématérialisation des notes de frais offrent la possibilité aux salariés de ventiler ses dépenses selon les postes définis par l’entreprise. Cela permet ainsi  d’imputer très rapidement les dépenses et de contrôler très simplement les dépenses professionnelles des salariés. En simplifiant les saisie et en limitant les ressaisies, les gains sont immédiats. De nombreuses entreprises ont constaté passer 79% de temps en moins sur les démarches administratives liées aux notes de frais.

La transparence et la satisfaction des collaborateurs

Les retards de remboursement sont une source d’insatisfaction pour tout le monde. La mise en place de l’outil offre aux collaborateurs une transparence dans le suivi du traitement des notes de frais.

Réduire les risques d’erreurs et de fraude des notes de frais

Le contrôle des notes de frais peut être effectué manuellement par l’entreprise, mais cela peut être long et fastidieux avec des risques de ne pas identifier les irrégularités. Il est parfois compliqué de déchiffrer correctement un ticket de restaurant ou une note. Entre différents taux de TVA applicables, produits exonérés de TVA, etc. L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais va permettre de numériser le processus de déclaration des dépenses et de fait de réduire les erreurs.

Le respect de la réglementaTION 

Le remboursement des frais professionnels est soumis à des règles sociales et financières. Ne pas la réglementation respecter expose le salarié et l’entreprise à une « correction fiscale » tant pour le salarié que pour l’entreprise. La mise en place d’un tel outil permet d’appliquer les barèmes légaux et d’éviter les erreurs inutiles.

Pour conclure, la digitalisation des notes de frais répond également à une préoccupation écologique majeure. Choisir le zéro papier, c’est renforcer la dimension de responsabilité écologique. Vous l’aurez compris, la dématérialisation des notes de frais devient un véritable allié de l’entreprise tant elle permet de faire gagner du temps à tout le monde, d’accélérer le processus de traitement et de mieux maîtriser les frais professionnels.

Pour allez plus loin et savoir comment Mistral peut vous aider sur le sujet, vous pouvez consulter cet article : https://www.mistral.fr/module/remboursement-des-frais/